05 La documentación necesaria


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La documentación exigible puede ser muy diversa y a veces abruma a un primer exportador. Sin embargo debe entenderse que es un conjunto de rutinas que se aprenden con facilidad pero que no pueden ser descuidadas. Pequeños fallos, errores u omisiones pueden retrasar el envío o impedir el pago. Un asesoramiento inicial es rápido y rentable.

 

ü ¿DE QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS ESTAMOS HABLANDO?

Básicamente estamos hablando de 4 tipos de documentos:

  • Documentos Comerciales
  • Documentos de Transporte
  • Documentos Aduaneros
  • Documentos de Pago y Seguros

No todos ellos son siempre necesarios, dependerá de la operación y las regulaciones locales de cada exportador, pero en cada operación se debe conocer cuáles van a ser necesarios.

ü ¿QUÉ SE ENTIENDE POR DOCUMENTOS COMERCIALES DE EXPORTACIÓN?

Son documentos que regulan las relaciones entre el comprador y el vendedor. Básicamente se componen de la factura comercial, la factura proforma, la lista de contenidos, y el certificado de origen.

ü ¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS TRANSPORTE?

Los documentos de transporte son aquellos en los que se especifican las condiciones de realización del transporte y que sirven como prueba de existencia de un contrato para el transportista y que normalmente representan un recibo de las mercancías entregadas para su envío. Los documentos de transporte, con frecuencia, son también título acreditativo de la propiedad de las mercancías.

ü ¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS ADUANEROS?

Son aquellos documentos que se emplean para el cumplimiento de las formalidades aduanera en las operaciones de mercancías tal como exportación, importación y tránsito.
Sirven de base para la declaración tributaria correspondiente y constituyen una información estadística para la recopilación de estadísticas comerciales.

ü ¿QUÉ TRÁMITES SON NECESARIOS EN CUANTO A LA TRIBUTACIÓN?

Básicamente son todos aquellos que regulan la posición de la empresa frente a los organismos tributarios fundamentalmente tienen importancia para el ejercicio del derecho de devolución de IVA y para el cómputo de los tributos naturales directa o indirecta que puedan recaer sobre el bien o servicio.

ü ¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN DUA Y UN INTRASTAT?

El DUA es el documento único administrativo y vale para todas las operaciones de importación, exportación y tránsito.

El Intrastat es un documento que sirve a efectos estadísticos que intervenga en una operación de expedición o llegada de operaciones comerciales entre los estados miembros de la Unión Europea. Puede presentarse en papel o en soporte electrónico.

ü ¿ES OBLIGATORIO EL SEGURO DE MERCANCÍA?

No, el seguro de transporte internacional de mercancías no es obligatorio, salvo que se imponga mediante el Incoterm o condiciones que hayan sido pactadas entre el comprador y  el vendedor en los casos en que la cláusula elegida obligue a asegurar al exportador. En los demás casos puede ser facultativo, aunque por regla general lo recomendable es asegurar la mercadería y evitar sorpresas o lamentos.

ü ¿POR QUÉ VALOR HAY QUE ASEGURAR LAS MERCANCÍAS?

Las mercancías se deben asegurar por su valor real con todos los gastos que se hayan producido hasta el momento.

En el comercio internacional es práctica habitual asegurar entre el 110% y el 115% del valor de la mercancía ya que en caso de siniestro los costes asociados a la gestión y reclamación pueden ascender entre un 10% y un 15% del valor de las mercancías.

ü ¿QUÉ SON LAS CLÁUSULAS ICC?

Son condiciones de seguro de transporte internacional utilizadas con carácter universal por todas las compañías aseguradoras. Definen las diversas coberturas posibles de transporte internacional.

ü ¿QUÉ ES UNA FACTURA PROFORMA?

Es un documento provisional que informa al comprador o al comprador posible del precio de la mercancía y de las condiciones en las que el vendedor está dispuesto a que se realice la venta. El nombre de pro-forma debe ir incluido en la factura.

ü ¿QUÉ ES LA LISTA DE CONTENIDO O EL PACKING LIST?

Es un documento que acompaña a la factura comercial y en el que queda recogido el contenido de los bultos que constituyen la exportación.

ü ¿QUÉ TIPOS DE DOCUMENTACIÓN DE TRANSPORTE SON LOS MÁS HABITUALES?

Depende del medio de transporte utilizado. Por carretera se utiliza fundamentalmente el CMR. Cuando se utiliza el ferrocarril normalmente se utiliza el llamado CPR. Cuando se utiliza el medio marítimo se utiliza fundamentalmente el documento conocido como conocimiento de embarque o en su nombre inglés “Bill of Lading” para el tema de transporte aéreo se utiliza el AWB (Air Way Bill).

ü ¿QUÉ ES UNA FACTURA CONSULAR?

Se trata de un documento que se exige, y debe estar visado por la Embajada o el Consulado, en algunos países al vendedor. Estas facturas consultas las facilita el consulado o la embajada, el exportador las debe cumplimentar y hacerlas visar antes de remitirlas comprador.

ü ¿QUÉ ES EL BILL OF LADING (BL)?

Es un documento emitido por la naviera o su agente en el que se hace constar que se ha recibido la mercancía para ser transportada al puerto de referencia en la nave que se indica. Sirve para regular la entrega de mercancías en el transporte marítimo sirviendo como contrato de transporte, título de propiedad de la mercancía y acuse de recibo de las condiciones en que la mercancía se ha recibido a bordo del buque.

ü ¿QUIÉNES PUEDEN EMITIR EL BILL OF LADING?

Los emisores del conocimiento de embarque deben ser:

  • El transportista, o un agente designado por el transportista
  • El capitán, o un agente designado por el capitán.

Nos estamos refiriendo al Consignatario del buque o transitario (forwarder).

Se deben emitir tres originales, negociables, que firma el capitán y varias copias no negociables, debiendo indicarse en el documento el número de ejemplares que han sido firmados.

ü ¿QUIÉN EMITE LOS CERTIFICADOS DE ORIGEN?

El certificado de origen es un documento que justifica y acredita el país de origen de las mercancías y que la autoridad aduanera de importación del país del comprador exige por motivos de política comercial. En este certificado se detalla que la mercancía se ha fabricado o producido en el país que se indica como origen.

Los certificados de origen son expedidos, por lo general, por las Cámaras de Comercio, Industria y Navegación, previa solicitud del exportador. Debe acompañarse la factura comercial realizada por el exportador. Para la emisión de un certificado de origen se exige a la empresa exportadora la cumplimentación del correspondiente documento, que deberá contener las indicaciones necesarias para la identificación de la mercancía, nombre, naturaleza, marcas y número de bultos, peso bruto y neto y nombre del expedidor.

ü ¿QUIÉN EMITE LOS CERTIFICADOS SOIVRE?

El certificado del SOIVRE es un documento de control e inspección oficial de una serie de productos alimentarios que se exige para su despacho como garantía del cumplimiento de las normas de calidad, especificaciones comerciales y de aquéllas concernientes a sus envases y embalajes.

Se trata de un documento emitido por el Servicio Oficial de Inspección, Vigilancia y Regulación de las Exportaciones (SOIVRE). En España, el Organismo Oficial que se ocupa de la calidad comercial de los productos  de origen vegetal, animal o algunos industriales es el SOIVRE.

ü ¿PARA QUÉ SIRVE UN CERTIFICADO NEGATIVO DE “LISTA NEGRA”?

El certificado negativo de lista negra es un documento que expide una compañía de transporte acreditando no estar incluida en las listas de boicot a la nación importadora de las mercancías y que éstas no tocarán puertos o aeropuertos de los países que aparecen en dichas listas negras.

Este certificado sirve para garantizar que se cumplen determinadas restricciones derivadas de condicionamientos de carácter político o económico.

ü ¿CUÁNDO DEBE PRESENTARSE LA DECLARACIÓN INTRASTAT?

Es obligatorio presentar en las oficinas del Intrastat (normalmente situadas en las Aduanas), una vez al mes, una relación que refleje uno a uno los envíos de mercancías realizados desde España al resto de estados miembros. El plazo de presentación de las declaraciones es los doce primeros días naturales del mes siguiente a aquel que se declara.

ü ¿DÓNDE ME PUEDEN EMITIR UN CUADERNO ATA?

Los cuadernos ATA son documentos aduaneros internacionales, expedidos por las Cámara de Comercio, que permiten a las empresas la importación y exportación temporal de mercancías a 74 territorios y países de los cinco continentes, sin ningún otro trámite y sin tener que depositar fianzas en las aduanas de los países que se visiten. Estas mercancías tienen que ser reimportadas al país de origen en el plazo fijado de 1 año.

Normalmente son las Cámaras de Comercio las que prestan el servicio de emisión de Cuadernos ATA directamente y en un corto espacio de tiempo.

ü ¿CÓMO SÉ QUÉ DOCUMENTOS SON NECESARIOS EN UNA EXPORTACIÓN CONCRETA?

Cada sector tiene una serie de documentos y requisitos bien conocidos. La Cámara de Comercio que le corresponda puede ayudarle en su caso a conocerlos sobre todo si se trata de algunos países fuera de la Unión Europea.

ü ¿QUIÉN ME PUEDE AYUDAR EN LA CUMPLIMENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN?

El transitario o despachante de aduanas tiene un gran conocimiento de la documentación necesaria y le podrá informar e incluso ayudar en la cumplimentación de la información requerida.